Cara Membuat Mail Merge di Word

Cara Membuat Mail Merge di Word

Jika ingin membuat label undangan, rasanya capek ya kalo diketik manual semua nama tamunya. Apakah ada cara yang mudahnya? Nah, ada kok, Anda harus tau cara membuat mail merge di Word.

Apa sih mail merge itu? Mail merge ialah fitur pada Word yang berfungsi untuk membuat data yang banyak secara otomatis.

Selain label undangan, mail merge juga dapat membuat format berikut ini:

  • Surat
  • Label Mata Pelajaran
  • Pesan Email
  • Envelopes
  • Faktur dan sebagainya

Di sini akan saya jelaskan cara pembuatannya. Baca yuk.

Cara Membuat Mail Merge di Word

Kalau Anda berpikir pembuatannya susah, justru sebaliknya.

Gak susah kok, gampang banget. Sama seperti penjelasan saya di artikel cara membuat grafik di Word.

Nah, di sini saya juga akan memberikan cara termudah untuk Anda supaya dapat memahami semua langkah-langkahnya.

Langsung saja, simak ya cara pembuatannya:

  • Langkah pertama, Anda harus membuat database lebih dulu. Anda juga dapat menggunakan Excel untuk membuat data tersebut, namun sebaiknya sheet-nya di rename dulu ya.
Rename Database di Excel

Tujuannya, supaya mempermudah Anda mencari data dari sheet tersebut nantinya.

  • Kemudian, Anda harus membuat semua data-datanya. Biasanya, kolom datanya itu berupa informasi penting, seperti nama, alamat, no. telp/HP, email dan sebagainya.
Contoh database email
  • Setelah berhasil membuat semua datanya, sekarang Anda Save file Excel tersebut.
Save hasil database
  • Selanjutnya Anda harus buka Word dan ketik format bakunya atau sesuai kolom yang telah dibuat pada Excel.
Contoh format baku untuk pesan email di Word
  • Jika sudah dibuat, klik Mailings > pilih Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Mengatur start email
  • Maka menu Mail Merge disamping kanan akan terbuka, karena disini saya ingin mempraktikan membuat labels maka pilih opsi tersebut. Lalu klik Next: Starting documen.
Pembuatan tabel
  • Kemudian Anda pilih opsi Change document layout untuk mengatur tata letak dari label yang akan dibuat.
  • Selanjutnya pilih Label options untuk mengkonfigurasi layout-nya, pada cara ini saya menggunakan ¼ Letter. Jika sudah klik Next: Select recipients.
Pengaturan letter mail di Word
  • Selanjutnya kita harus memilih database yang akan digunakan. Caranya, pilih opsi Use an existing list > klik Browse untuk mencari datanya.
Menggunakan list email

Catatan:

Sebelumnya saya menaruh data di sheet Excel, maka dapat mencari data tersebut dan klik Open.

  • Setelah itu Anda harus memilih table yang akan digunakan lalu klik OK. Pada tutorial ini, nama tabel saya adalah Dataku$.
Tabel dari data email
  • Kemudian akan masuk ke menu Mail Merge Recipients, Anda dapat melihat semua data yang ingin dimasukkan secara otomatis. Jika dirasa sudah sesuai semua datanya silahkan klik OK.
Penerima Mail Merge
  • Selanjutnya klik Mailings > Insert Merge Field dan sesuaikan format bakunya dengan kolom yang ada di Excel.
Pengaturan format data
  • Setelah itu Anda dapat melakukan copy-paste ke semua label. Namun pastikan perintah <<Next Record>> tidak hilang ya. Jika hilang, maka data selanjutnya tidak dapat terpanggil secara otomatis.
Contoh hasil format mail merge
  • Jika Anda ingin melihat hasilnya, maka dapat memilih Preview Results yang terletak pada tab Mailings. Lalu kalo semua data Anda muncul, maka dapat dinyatakan berhasil.
  • Langkah terakhir, Anda harus memilih menu Finish & Merge untuk menggabungkan semua datanya.
Contoh pengaturan save mail

Catatan:

Berikut ini penjelesan dari 3 opsi pada menu Finish & Merge:

Edit Individual DocumentsBerfungsi untuk membuka dokumen yang telah digabungkan semua datanya dan menyesuaikannya kembali.
Print DocumentsBerfungsi untuk langsung mencetak dokumen yang sudah digabungkan.
Send Email DocumentsBerfungsi untuk mengirimkan dokumen melalui surel disetiap kontak.

Selain fitur Mail Merge, Anda sudah tahu juga fitur comment di Word?

Akhir Kata

Nah, itulah cara membuat mail merge di Word yang dapat dipraktikan dengan mudah. Sekarang, pekerjaan Anda akan jadi semakin mudah dan dapat lebih menghemat waktu.

Jika ada yang bingung mengenai langkah-langkah yang saya berikan, jangan ragu bertanya pada kolom komentar dibawah ini ya.

Semoga informasi ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You May Also Like
Cara Mengubah PDF ke JPG
Baca Yuk!

Cara Merubah PDF ke JPG

Di jaman sekarang, file PDF memang sering sekali digunakan. Apalagi untuk buku digital (Ebook), rata-rata kebanyakan berformat PDF.…